Tại Sao Cần Số Hóa Tài Liệu

nnSố hóa tài liệu có cần thiết phải sử dụng trong doanh nghiệp không? Tại sao việc lưu trữ tài liệu giấy đang dần bị thay thế. Đâu mới là lý do tài liệu nên được chuyển đổi sang dạng số hóa. Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.nnViệc sử dụng tài liệu giấy để lưu trữ như một thói quen trong các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên xã hội ngày càng phát triển, công nghệ được đưa vào các hoạt động thường ngày nhiều hơn. Đơn cử như việc số hóa văn bản, tài liệu vậy, nghe có vẻ lằng nhằng khi áp dụng sẽ tạo ra những giải pháp giúp ích lớn. Hãy cùng xem doanh nghiệp sẽ nhận được gì khi áp dụng số hóa tài liệu.n

Tiết kiệm không gian lưu trữ

nNói đến không gian lưu trữ hẳn mọi người sẽ nghĩ có vài tập giấy thì tốn diện tích là bao. Nhưng với các doanh nghiệp thì đó lại là con số lớn. Họ cần lưu trữ rất nhiều tài liệu nội bộ từ hồ sơ nhân viên, quyết định, điều khoản,…nnNhững công ty chỉ có vài người đến vài chục người thì sẽ thấy rằng chỉ cần một chiếc tủ là đủ. Nhưng hãy tưởng tưởng sau vài năm công ty phát triển số lượng nhân viên lên đến hàng trăm, hàng nghìn người. Rồi người đi, người vào thì số lượng hồ sơ nhân lên có thể để hết một căn phòng 10 mét vuông.nnnnChưa nói đến việc tiêu tốn, sử dụng quá nhiều giấy sẽ gây tăng chi phí không nhỏ. Vậy tại sao không sử dụng số hóa tài liệu, tất cả đều có thể giải quyết bằng những văn bản, hình ảnh và được lưu trữ trên máy tính. Sẽ không tốn diện tích lại có thể tiết kiệm khối lượng giấy rất lớn.n

Thuận tiện trong việc tìm kiếm tài liệu

nNếu những doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp số hóa tài liệu sẽ có thể dễ dàng khi muốn tìm kiếm tài liệu nào đó. Tất cả những tài liệu được lưu trữ theo thư mục với tên gọi riêng. Chỉ cần gõ vào thanh tìm kiếm là có thể biết được thông tin cần đang ở đâu và tra ra nhanh chóng.nnNhưng ngược lại với việc không số hóa văn bản, tài liệu. Nhân viên sẽ phải rà soát xem hồ sơ đang ở vị trí nào. Rồi phải đi tìm từng tập hồ sơ, tra soát từng tờ giấy để tìm kiếm thông tin cần thiết. Nhất là những tài liệu được lưu trữ lâu ngày sẽ rất khó nhớ đang ở đâu. Có còn lưu trữ ở đây hay ở một nơi khác. Rồi phải chạy khắp nơi tìm kiếm sẽ gây tốn thời gian và sức lực.nnHơn nữa nếu đang ở một nơi xa vị trí lưu trữ tài liệu thì rất khó để có thể tìm được những thông tin cần thiết. Bạn không thể chạy về văn phòng để lấy tài liệu rồi lại ra vị trí cần làm việc. Điều này vừa gây tốn thời gian, công sức, tiền bạc và cả sự chuyên nghiệp. Thay vào đó với giải pháp số hóa tài liệu sẽ nhanh chóng tìm được tài liệu cần thiết dù đang ở bất kỳ đâu.n

Bảo quản, duy trì tài liệu

nCó một điều không thể phủ nhận là nếu số hóa tài liệu thì việc lưu trữ sẽ tốt hơn. Khi dùng văn bản giấy sẽ phải chú ý về nơi để sao cho khô ráo. Mùa nồm giấy rất dễ bị mối mọt ăn mòn, làm mờ, mất tài liệu. Sẽ ra sao lúc công việc đang cấp bách cần tài liệu mà lại bị rách hết cả. Đấy là chưa kể những ngày mưa bão, ẩm thấp, giấy rất dễ bị dính với nhau.nnViệc số hóa văn bản, tài liệu sẽ giúp ích rất lớn trong việc hạn chế những vấn đề trên. Tài liệu dù 10 – 20 năm đều có thể nguyên vẹn, dễ dàng đề phòng rủi ro nếu có không còn các tài liệu giấy.n

Dễ dàng chia sẻ tài liệu

nNgoài các tài liệu lưu hành nội bộ doanh nghiệp còn cần liên hệ với khách hàng về hợp đồng hay những giấy tờ liên quan. Tuy nhiên việc chuyển giao các giấy tờ liên quan không thể bê nguyên số tài liệu đang có đi.nnnnThay vào đó công nghệ 4.0 đang phát triển vượt bậc. Việc số hóa văn bản, tài liệu giúp dễ dàng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin.n

Kết

nViệc lưu trữ thông tin ngày nay có thể dùng rất nhiều phương pháp. Tuy nhiên muốn phát triển toàn diện và bền vững thì việc số hóa văn bản, tài liệu là rất cần thiết. Nó không những giúp ích lưu trữ tài liệu mà còn giúp bảo mật tốt hơn, dễ dàng sửa đổi, nâng cấp, thay thế. Tạo tiền đề giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, làm việc hiệu quả hơn.nn